Politique données personnelles de biofan

Version mise à jour le 8 juin 2020

 

Présentation : biofan 

 

Nous sommes biofan, une marque de la sprl Disbel, enregistrée à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro BE 0818.239.045 :

  • adresse postale : Boîte Postale 21, B 1310 La Hulpe, Belgique
  • adresse courriel : info@biofan.com.

 

Nous prenons très au sérieux la protection de vos données à caractère personnel (« les données personnelles »).

 

Le présent document définit notre Politique relative à la protection des données à caractère personnel (la « Politique données personnelles ») qui décrit (1) comment nous collectons, conservons, utilisons et divulguons vos données personnelles lorsque vous communiquez avec nous, par courrier postal, par courrier électronique (courriel / e-mail), sur Internet ou de toute autre manière, (2) vos droits et la manière d’exercer ces droits, et (3) les principes de mise à jour de cette Politique.

 

  1. 1.       Politique de Protection de vos données personnelles 

 

  1. a.      Que couvre cette Politique données personnelles? 

Cette Politique données personnelles a pour objectif de répondre aux dispositions légales relatives à la protection de vos données à caractère personnel, et en particulier aux dispositions du Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD 2016/679).

Cette Politique données personnelles couvre le traitement de vos données personnelles que nous recueillons lorsque vous accédez ou que vous utilisez notre site Internet, ou lorsque vous nous contactez de quelque manière que ce soit.

Dans ces cas, nous collectons des données qui vous identifient en tant que personne, comme expliqué plus en détail ci-dessous.

 

  1. b.      Quand récoltons-nous des données personnelles ? 

Vous nous communiquez des données personnelles lorsque :

  • vous vous abonnez à notre Newsletter,
  • vous vous enregistrez sur notre site,
  • vous nous contactez.
  1. c.      Quelles sont les données personnelles que nous collectons ? 
  • Selon les cas, vos nom, prénom, adresse, adresse email, numéro de téléphone
  • Vos questions.
  1. d.      Quelles sont les finalités du traitement de vos données personnelles ? 

Nous collectons vos données personnelles de manière transparente vis-à-vis de vous, et nous ne collectons que les données personnelles nécessaires (principe de proportionnalité) et pour une période de 2 ans à dater du dernier contact.

Nous utilisons vos données personnelles pour les finalités suivantes :

  • pour la gestion et l’administration des clients et des contacts :
  • pour communiquer avec vous par courrier électronique ou par téléphone si nécessaire
  • pour vous adresser notre Newsletter : vous pourrez toujours vous désabonner de ces communications à tout moment,
    • pour respecter les obligations légales et réglementaires auxquelles nous sommes soumis, notamment afin de nous permettre d'établir la preuve d'un droit ou d'un contrat.
  1. e.      Sur quelle base légale repose le traitement de vos données personnelles ? 

Pour notre personnel, le traitement des données personnelles repose sur l’exécution du contrat de travail.

Pour nos clients, le traitement des données personnelles repose sur l’exécution des mesures précontractuelles et contractuelles à l’occasion de toute commande ; le contrat consiste en : les conditions générales de vente de biofan (https://www.biofan.com/conditions-ventes), et la présente Politique données personnelles.

Pour nos fournisseurs et sous-traitants, le traitement des données personnelles repose sur l’exécution des mesures précontractuelles et contractuelles à l’occasion de toute commande ; le contrat consiste en : les conditions générales de biofan, et la présente Politique données personnelles.

Le traitement des données personnelles de nos contacts repose sur notre intérêt légitime à leur communiquer des produits et/ou des services que nous pensons susceptibles de les intéresser.

  1. f.       Partageons-nous et communiquons-nous vos données personnelles à des tiers ? 

Nous ne vendons vos données personnelles à personne.

Pour vous informer ou pour gérer vos commandes, nous nous réservons le droit de partager vos données personnelles avec des partenaires, qui s’engagent au minimum (1) à ne pas utiliser sans votre consentement préalable, libre, spécifique et informé, vos données personnelles à des fins de publicité ou de marketing direct, et (2) à inclure dans chaque courrier électronique une option (l’option opt-out) grâce à laquelle vous pouvez obtenir le retrait de leurs listes de diffusion, sans aucun frais.

En outre, pour notre protection, nous nous réservons le droit d'accéder, de lire, de préserver et de communiquer toutes les données personnelles nécessaires pour se conformer à la loi ou à une ordonnance du tribunal ; de faire appliquer ou appliquer nos accords avec vous et d'autres accords; ou de protéger nos droits, notre propriété ou notre sécurité, celle de nos collaborateurs, de nos membres ou d’autres.

Enfin, dans certaines circonstances, nous pouvons être tenus de communiquer vos données personnelles pour répondre aux demandes valides des autorités publiques, notamment pour répondre aux exigences de sécurité nationale ou en application de la loi.

  1. g.      Vos données personnelles sont-elles sécurisées ? 

Nous utilisons des mesures de sécurité techniques, organisationnelles et administratives appropriées pour protéger toute donnée personnelle que nous détenons dans nos dossiers informatiques, contre la perte, l'utilisation abusive et l'accès non autorisé, la divulgation, l'altération et la destruction.  

Cependant, comme aucune organisation ne peut garantir une sécurité complète, une manipulation ou une utilisation que nous n’avons pas autorisée, une défaillance matérielle ou logicielle et d'autres facteurs peuvent toujours compromettre la sécurité de vos données personnelles.

  1. h.      Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ? 

Les données personnelles vous concernant sont conservées le temps nécessaire à la réalisation des finalités décrites sous 1.d.

Les données des clients et de nos contacts sont conservées pendant une durée maximale de 2 ans], à compter de la fin du contrat ou du dernier contact.

Au terme de cette période, ces données seront effacées de nos fichiers informatiques et papier ; elles pourront toutefois être conservées pour se conformer à nos obligations légales ou réglementaires, ou encore afin de nous permettre d'établir la preuve d'un droit ou d'un contrat.

Par effacer, nous entendons ici la suppression de ces données personnelles dans nos fichiers informatiques et dans la corbeille, ainsi que la destruction du dossier papier.

  1. i.       Sites tiers 

Pour votre facilité, des liens hypertextes peuvent être affichés sur notre site Internet, qui renvoient à d'autres sites Internet (les «Sites tiers»).  Nous ne sommes pas responsables des pratiques de protection des données à caractère personnel (ou équivalent) des Sites tiers ou des sociétés que nous ne contrôlons pas, et la présente Politique données personnelles ne s'applique pas à ces Sites tiers ni à ces organisations.

Les Sites tiers peuvent collecter des données personnelles en plus de celles que nous recueillons sur notre site Internet.  Nous ne cautionnons aucun de ces Sites tiers, ni les services ou produits décrits ou offerts sur ces Sites tiers, ou tout contenu compris sur les Sites tiers.  Nous vous encourageons à rechercher et à lire la Politique données personnelles (ou équivalent) de chaque Site tiers que vous visitez, afin de comprendre comment ces Sites Tiers utilisent et protègent les données à caractère personnelles collectées à votre sujet.

 

  1. 2.       Quels sont vos droits en matière de protection des données personnelles ? 

 

  1. a.    Quels sont vos droits ? 

Ci-dessous la liste de vos droits pour ce qui concerne les données personnelles que nous traitons comme responsable du traitement (les articles référencés sont ceux du Règlement RGPD - voir également https://www.autoriteprotectiondonnees.be/comment-exercer-ses-droits-art-12-rgpd#) :

 

  1. Retrait de votre consentement

Dans les cas où le traitement est fondé sur le consentement (article 7), vous pouvez à tout moment retirer votre consentement.

  1. Copie de vos données personnelles (article 15)

Vous pouvez nous demander si nous traitons des données personnelles qui vous concernent, et, lorsque c’est le cas, vous pouvez nous demander d’obtenir une copie de ces données personnelles qui font l'objet d'un traitement.

  1. Rectification ou complément des données personnelles (articles 16 et 19)

Vous pouvez nous demander la rectification des données personnelles qui vous concernent et qui sont inexactes, et de compléter les données personnelles incomplètes, y compris en fournissant une déclaration complémentaire.

  1. Demande d’effacement de vos données personnelles (articles 17 et 19)

Vous pouvez nous demander d’effacer toute donnée à caractère personnel vous concernant pour laquelle les conditions légales pour le traitement n’existent pas ou plus.

  1. Limitation du traitement de vos données personnelles (articles 18 et 19)

Vous pouvez nous demander de limiter la manière avec laquelle nous traitons vos données personnelles.

  1. « Portabilité » de vos données personnelles (article 20)

Vous pouvez nous demander une copie des données personnelles que vous nous avez fournies, et vous pouvez nous demander de transmettre ces données personnelles directement à un autre responsable du traitement que vous spécifiez.

  1. Opposition au traitement de vos données personnelles (article 21)

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles, pour des raisons tenant à votre situation particulière.

  1. Refus du traitement pour des finalités de prospection ou de marketing direct (article 21.2)

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles à des fins de prospection ou de marketing direct, y compris au profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection ou marketing direct.

  1. Refus de faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage (article 22)

Vous pouvez vous opposer à faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage.

10.Réclamation (article 77)

Le cas échéant, vous pouvez introduire une réclamation à l’autorité de protection des données personnelles (https://www.autoriteprotectiondonnees.be/contact).

11.Action en justice (articles 78 79 et 82)

Vous pouvez décider d’intenter une action en justice.

NOTE : Si vous avez moins de 13 ans (en Belgique), vos droits sont exercés par la personne qui est titulaire de la responsabilité parentale à votre égard.

  1. b.      Comment exercer vos droits ? – Votre demande 

Pour nous permettre de traiter votre demande et de vous répondre, vous

  • remplissez le formulaire de contact sur notre site Internet, ou
  • envoyez un e-mail/courriel à l’adresse courriel info@biofan.com, ou
  • envoyez un courrier à notre adresse postale (voir ci-dessus).
  •  

Pour que nous puissions traiter la demande, celle-ci doit répondre à 3 critères de base :

  1. Langue : votre demande est formulée en français, en néerlandais ou en anglais,
  2. Identification : pour que nous puissions vous identifier avec une certitude suffisante,
  • vous nous envoyez une copie du recto de votre carte d’identité, ET/OU
  • vous nous envoyez une copie de votre permis de conduire, ET/OU
  • vous nous envoyez une copie de votre passeport international, ET/OU
  • vous utilisez tout autre moyen choisi par vous.
  1. Identification de la demande : vous décrivez précisément l’objet de votre demande, en y joignant, le cas échéant, des preuves de votre demande (par exemple en cas de demande de rectification).

Si votre demande ne répond pas à ces critères, nous vous répondons sans délai que nous ne pouvons pas traiter votre demande.

 

Si nous pouvons vous identifier avec une certitude suffisante, ET si biofan est responsable du traitement de vos données personnelles, alors nous traiterons votre demande selon les dispositions du Règlement RGPD, et nous vous répondrons endéans un mois de votre demande validée.  Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes ; dans ce cas, nous vous informerons de cette prolongation et des motifs du report dans un délai d'un mois de votre demande validée.

 

Si nous ne pouvons pas vous identifier avec une certitude suffisante, nous vous répondrons (sauf en cas de demande plus complexe) endéans un mois de votre demande en demandant de nous fournir votre adresse postale valide ou tout autre élément d’identification, et le cas échéant, nous nous réservons le droit de vous demander des preuves supplémentaires d’identification.

 

Si nous pensons que nous n’avons pas de données personnelles vous concernant, nous vous répondrons (endéans 1 mois de votre demande) que vous devez adresser votre demande au responsable du traitement de vos données personnelles, et nous clôturerons alors votre demande.

 

  1. 3.       Mises à jour et questions 

 

  1. a.    Allons-nous modifier notre Politique données personnelles ? 

Nous essayons constamment d'améliorer nos services en général et notre site Internet en particulier, par exemple pour prendre en compte de nouvelles finalités ou des changements de législation ; c’est pourquoi nous devrons de temps en temps adapter notre Politique données personnelles.

La date et la version de la dernière mise à jour se trouvent tout en haut de ce document.

  1. b.      Avez-vous des questions sur notre Politique données personnelles ?

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre Politique données personnelles, vous pouvez nous envoyer un message détaillé par courrier postal à notre secrétariat ou par courriel à notre adresse, et nous essayerons de répondre à vos préoccupations.

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